見積書をPDFで作成する手順
このページでは、文書タイプを「見積書」にした状態で開いています。入力した内容は請求書・注文書と共通なので、受注したあとは文書タイプを切り替えるだけで同じ明細の請求書を出せます。
- 「1. 共通設定」に自社の名称・住所・電話番号を入力し、必要なら「2. 振込先情報」も入れます。見積書には振込先が表示されます。
- 「3. 取引先情報」に宛名と担当者名を入力します。担当者名には自動で「様」が付きます。
- 「4. 書類詳細設定」で発行日と見積番号にあたる管理番号を入れます。
- 「5. 明細項目」に品目・数量・単価・税率を入れます。業種別のプリセットから品目を選ぶこともできます。
- プレビューで「見積書」が選ばれていることを確かめ、「PDFダウンロード」を押します。
見積書には有効期限の専用欄がありません。「備考」に「お見積もりの有効期限：発行日から30日」のように書いておくと、条件の行き違いを防げます。 支払期限は請求書にだけ表示されます。
請求書をブラウザだけで作成し、PDFで発行する
取引先へ渡す請求書は、決まった項目さえ入っていれば書式は自由です。 このツールは、自社情報・取引先・明細を入力するだけで体裁の整った書類を組み立て、 会員登録もインストールもなしにPDFとして発行できます。 同じ入力内容から見積書・注文書・請求書・納品書・領収書を切り替えて出力できるので、 受注から入金までの一連の書類を作り直さずに用意できます。
インボイス制度の登録番号（T＋13桁）の記載欄と、10%・8%・非課税の税率区分に対応し、 消費税は税率ごとに集計されます。 入力内容はお使いのブラウザ内に自動保存され、 サーバーへ送信されることはありません。
5つの書類の使い分け
取引の流れに沿って、渡すタイミングと目的が変わります。本ツールはすべて同じ入力から切り替えられます。
| 書類 | 渡すタイミング | 主な役割 | 本ツールでの扱い |
|---|---|---|---|
| 見積書 | 受注前 | 金額・内容・条件を提示して発注の判断材料にしてもらう | ◎ 振込先も記載可 |
| 注文書 | 発注時 | 見積内容で正式に発注する意思を示す | ◎ 同じ明細から出力 |
| 納品書 | 納品時 | 何をいくつ納めたかを示す。金額より内容の確認が目的 | ◎ 振込先は自動で非表示 |
| 請求書 | 納品後 | 支払を求める。支払期限・振込先・消費税の記載が要点 | ◎ 支払期限・登録番号に対応 |
| 領収書 | 入金後 | 代金を受け取ったことを証明する。但し書きが要点 | ◎ 但し書き欄あり |
見積書と領収書は、その書類を最初に開いた専用ページからも作れます： 見積書をPDFで作成する／領収書をPDFで作成する
他の作り方との比較
継続的に取引先や入金を管理したい場合は会計サービスが向いています。 このツールは「今すぐ1枚きれいに出したい」ときに強みがあります。
| 比較項目 | 本ツール (マッハーツール) |
Excel・Word のテンプレート |
クラウド会計 サービス |
手書きの 複写伝票 |
|---|---|---|---|---|
| 費用 | ◎ 無料 | ソフトの導入が前提 | 月額が発生することが多い | 伝票の購入費 |
| 会員登録 | ◎ 不要 | 不要 | 必要 | 不要 |
| 計算・税率区分 | ◎ 自動で区分集計 | 数式を自分で管理 | ◎ 自動 | 手計算 |
| 5種類の書類の切り替え | ◎ 同じ入力から切替 | 書類ごとにファイルを用意 | 対応するものが多い | 伝票ごとに書き直し |
| 取引先・入金の継続管理 | 対象外（1枚ずつ作る道具） | 自分で台帳を作る | ◎ 得意分野 | 控えを綴じて管理 |
| 入力データの置き場所 | ◎ ブラウザ内のみ（送信なし） | 端末内 | 事業者のサーバー | 紙 |
押印と電子化について
請求書や領収書に押印する法律上の義務はありませんが、 受け取る側の社内規程で押印を求められることは今も多くあります。 PDFに角印を重ねたい場合は、電子印鑑・署名メーカーで作った透過PNGを PDFや画像に印鑑やスタンプを合成するツールで重ねられます。 発行した書類を紙に出して保管したい場合はスクショ分割＆面付けツールが使えます。
なお、契約書のように相手方の合意と本人性を後から証明する必要がある書類は、 請求書とは扱いが異なります。押印の代わりに、電子署名法にもとづく電子契約サービスが使われます。